کارهای کم ارزش را متوقف کنید!

در گذشته، کارشناسان مدیریت زمان اینطور پیشنهاد میدادند که شما کار خود را به عمل1، عمل2، و عمل 3 تقسیم کنید. مفهوم اینطور بود که در ابتدا کار 1 را انجام دهید، سپس کار2 و بعد کار 3. اگر اولویتها تغییر کرد شما فقط ترتیب را تغییر میدهید. پس اگر شما چند قانون پایهای مدیریت زمان را دنبال کنید انجام تمام جوانب کار ممکن به نظر میرسد. این سبک تفکر در طول بحران اقتصادی 2007 تا 2009 پایان یافت. در ژانویه 2008 و فوریه 2009، 8/8 میلیون شغل از بین رفت. فارغ از نوع شغل، هر شخص به انجام تعداد کارهای زیادی خاتمه داد و همچنین از آن به بعد دستاوردهای واقعی در بهرهوری ایجاد شد، روزهای کارهای 1، 2و 3 پایان یافتند.

در حقیقت موضوعی که اهمیت دارد این است که کارها به طور حرفهای انجام شوند و به جای انجام کارهایی که برای مشتریان یا همکاران کماهمیت یا بیاهمیت است، یک شغل جدید انجام شدنی را برای خود طراحی کنید. یک رویکرد فعال اختیار کنید.

در اینجا زمان انجام این کار آمده است:

• زمانیکه یک شغل جدید را شروع میکنید، چشم انداز تازه ای بر روی چیزی که باید انجام شود دارید و می توانید کارهای کم اهمیت را راحت تر ببینید. به هر چیزی که در اطرافتان است، نگاهی بیاندازید. اهداف 3ماهه تان را به مدیر خود ارائه دهید، از هر میزان کارهای بیفایدهای که میتوانید خلاص شوید.
• زمانی که مسئولیتهای بیشتری به چیزی که در حال حاضر انجام میدهید اضافه شد،فرصتی برای ساختار بندی مجدد کار خود و ارائه نقشهتان در نظر بگیرید.
• زمانیکه شغلتان سازماندهی مجدد شده است،شما باید مراقب باشید زیاد آشفته نگردید. مردم گرایش دارند اینطور فکر کنند که نمیتوانند نه بگویند یا نفر بعدی خواهند بود که اخراج میشود. اما در حقیقت بعد از یک سازماندهی مجدد، بازماندگان برای موفقیت آینده سازمان بحرانیاند، بنابراین اگر شما پیشنهاد دهید که شغل خود را سازماندهی مجدد کنید، عموما مثبت برداشت خواهد شد.
• زمانیکه شما کار حیرت آوری انجام داده ایدو همه شما را تشویق می کنند، زمان مناسبی است تا برای چیزی درخواست کنید. برای کاهش کارهای کم ارزش خود، از مدیریت ارشد خود درخواست نمایید.

در اینجا چگونگی جلوگیری از کارهای زائد آمده است:

وظایف زائد را شناسایی کنید. یک کنترلر هوشمند سالها به صورت ماهانه گزارشهایی تولید میکرد که هیچ فردی آن را نمیخواند. متصدی این دستگاه گزارشی از آن ارائه کرد و تولید آنچه را که کسی نمی خواند متوقف کرد. این ایده به سادگی برای متوقف کردن چیزی که مهم نیست به کار می رود، اما اگر در ابتدا همه جوانب را بررسی کنید، بعد ها به مشکل بر نمی خورید. قوانین خود را بنویسید. کارهایی را که قرار است انجام دهید محدود کنید و سپس مطمئن شوید که دیگران قوانین شما را می شناسند. با این کار ساعت هایی از زمان خود را صرفه جویی خواهید کرد.

هر هفته، زمان مشابه ای در محل کار را برای خود حفظ کنید. برای اینکه متوجه شوید چطور از کارهای کم ارزش خود رها شوید از زمان استفاده کنید. تنها یک ساعت می تواند تفاوت ایجاد کند. زمانی را انتخاب کنید و به آن بچسبید. اگر اتاق تان در دارد آنرا ببندید و یا به یک اتاق کنفرانس بروید. برای اینکه مردم یاد بگیرند در آن زمان، وقفه ایجاد نکنند ممکن است زمان بر باشد، اما اگر مودبانه بر آن اصرار ورزید، نتیجه خواهد داد. و در آن ساعت از پاسخ دادن خودداری کنید اجازه دهید مردم بدانند چه زمانی برای هرگونه وقفه در دسترس خواهید بود و چه زمانی نخواهید بود.

شغل خود را مجددا طراحی کنید. این شغل شماست. آن را درست انجام دهید و انجام کارهای کم ارزش را متوقف کنید.